Você está preparado para o Ano de 2014? | Produtividade

Você já se perguntou se está sendo produtivo o suficiente? Provavelmente sim, mas deve ter chegado a conclusão de que não há nada mais para mudar em sua rotina, pois tudo o que faz é essencial para o resultado final do seu trabalho (trecho retirado da obra do senso comum).

Porém, o ano de 2014 (Copa, eleições presidenciais, feriados, … ) vai exigir um pouco mais de você em menos tempo: você está realmente preparado?

headhunterEsta semana, por exemplo, com um feriado na quinta-feira, muitas empresas também não funcionando na sexta-feira e você tem que realizar todas as atividades da sua semana tradicional de 5 dias em apenas 3. E você vai conseguir, porque já conseguiu em outros feriados, e talvez NUNCA tenha tido nenhum atraso de prazo, meta prejudicada, cliente perdido, negócio perdido.  Aqui está a mágica!

Se você consegue fazer em 3 dias o que está acostumado a fazer em 5, provavelmente existem na sua agenda tarefas de menor prioridade que, quando não realizadas, te trazem pouco prejuízo (ou nenhum prejuízo).

Neste post quero trabalhar com dois conceitos que mudaram minha vida e que podem também mudar a sua! O primeiro é o Princípio de Pareto (Princípio 80/20), muito bem tratado no livro do Timothy Ferriss, traduzido em português como Trabalhe 4 horas por semana, do inglês The 4-hour Workweek. O segundo conceito é o da Urgência x Importância, com o qual tive contato em um curso que fiz 5 anos atrás, para aprender a usar a agenda PowerSelf.

O Princípio de Pareto

Não sou uma especialista do Princípio de Pareto, mas conheço dele o que pode ser útil para a minha rotina: Vilfredo Pareto foi um economista italiano que descobriu que 80% da renda de um país estava nas mãos de 20% da população. Em seguida ele começou a aplicar esta regra para outras situações e percebeu que se aplicava perfeitamente, concluindo que 80% das consequências são provenientes de 20% dos nossos esforços. Portanto, ele assume que existe um desequilíbrio entre nossos esforços e as consequências deles. Claro que essa proporção nem sempre é de 80/20, mas é bem próxima disso.

O que podemos fazer com isso?

headhunterO time de vendas da sua empresa deve saber bem dessa regra! 80% das receitas de uma empresa geralmente são provenientes de 20% dos clientes, ou de 20% do portfólio de produtos, e assim por diante. Se você não é da área de vendas, e mesmo que seja, eu proponho o exercício de exportar este princípio para a sua agenda, sua rotina, porque: 80% do seu resultado será atingido com as atividades que ocuparam  20% do seu tempo!

Extra: Atenção gestores! 80% dos resultados obtidos são esforços de 20% do seu time!

Na prática

headhunter(1) Olhe para sua agenda com olhar criterioso. Se ainda não tem este hábito, sugiro que experimente escrever uma lista com todas as sua atividades e, com esta lista pronta, separe as atividades de acordo com este critério simples:

  • A: Vitais: Precisam ser feitas (importantes e urgentes)
  • B: Importantes: Devem ser feitos (importantes e não urgentes)
  • C: Triviais: Podem (ou não) ser feitos (não importantes)

(2) Simples? Para saber se o exercício acima deu certo você deve ter encontrado poucas atividade VITAIS (A). Caso tenha encontrado muitas você pode estar confundindo os critérios e as definições de importante e urgente.

Urgência geralmente está relacionada a prazo fatal ou data de término. Mas nem tudo o que tem prazo é importante, por exemplo: inscrever-se em uma palestra é urgente pois tem data fatal, mas nem sempre é importante.

Importância está associada a valor, a retorno, a resultado. Pode ou não estar associado a urgência, mas aqui estão os seus esforços que trarão os 80% do resultado.

Repense sua lista com esses conceitos…. 

headhunter

(3) Talvez você ainda não tenha encontrado o resultado esperado. Então sugiro que reflita em relação a tudo o que você listou como urgente, pois pode haver uma gordura nesta lista. Posso ajudar colocando mais duas classificações que acho muito pertinentes:

Urgência objetiva: Sempre relacionada a prazo real.

Urgência subjetiva: Pode sofrer influência da sua ansiedade, da sua pressa, da ameaça de perder alguma coisa (subjetiva).

headhunterAgora sim você deve estar pronto para ganhar mais produtividade. Use esta semana de feriado para treinar as mudanças de rotina para 2014. Por um lado, priorize as atividades que te trarão retorno e, por outro lado, aproveite para descobrir quais  atividades nunca mais entrarão na sua lista. Como próximo passo, delegue as atividades triviais que você entende que devem continuar sendo realizadas.

Para complementar nossa discussão, a luz do livro do Timothy Ferriss:

“Uma interrupção é qualquer coisa que impede o término de uma tarefa importante, e há três tipos principais de infratores:

1. Desperdiçadores de tempo: aquelas coisas que podem ser ignoradas com pouca ou nenhuma consequência. Entre os desperdiçadores de tempo estão incluídos reuniões, discussões, telefonemas e e-mails desimportantes.

2. Consumidores de tempo: tarefas repetitivas ou pedidos de coisas que precisam ser feitas mas frequentemente interrompem trabalhos de grande importância. Eis alguns que você deve conhecer bem: ler e responder e-mails, fazer e retornar telefonemas, burocracia de clientes (status de pedidos, assistência técnica, etc.), relatórios financeiros ou de vendas, mensagens pessoais, todas ações e tarefas necessárias e repetidas.

3. Falhas de delegação de poderes: instâncias em que alguém precisa de aprovação para fazer acontecer coisas pequenas. Algumas poucas: resolver problemas dos clientes (remessas desviadas, remessas danificadas, mau funcionamento de produtos, etc.), contato com clientes, despesas de todos os tipos”.

A contra-produtividade

Os horários das jornadas de trabalho ainda são muito influenciadas por uma convenção antiga: devemos trabalhar das 8h as 18h. Mas por quê? Essa pergunta não tem nenhuma resposta satisfatória que se relacione com a questão da produtividade.

headhunterAcontece que, se você é funcionário de alguém, mesmo que seja extremamente produtivo e consiga terminar todas as suas tarefas e atingir (ou superar) todas as suas metas das 8h as 11h, deverá encontrar outras atividades para ocupar seu tempo até o final do expediente. Sim, todos nós já passamos por isso e nossa agenda hoje é contaminada por estas tarefas improdutivas.

Se, nesta situação, você tenta negociar para sair todos os dias as 11h porque cumpriu sua função, você não é bem-visto. Por outro lado, aquele que passou o dia inteiro buscando papéis na impressora, tomando cafés com os colegas, entrando em reuniões de longas durações e saiu do escritório às 20h é visto como exemplo de dedicação. Será?

Conclusão

Ainda vivemos em uma sociedade que valoriza a improdutividade. Este cenário está começando a sofrer mudanças importantes, mas a grande maioria das empresas ainda não teve contato com os conceitos modernos. A popularidade do home-office para funções não-comerciais pode ser considerado reflexo destas mudanças, pois trabalha o conceito de liberdade de agenda, atrelado a muita responsabilidade de entrega. Mas ainda é pouco difundida.

Vou continuar me aprofundando neste assunto nos próximos posts, então se você gostaria de saber mais sobre algum tema relacionado, entre em contato comigo através do e-mail: camila.donati@headsrh.com.br.

Acompanhe o Blog e aproveite para seguir nossa página no LinkedIn.

Abraços e boa semana a todos!

Camila Donati

Uma resposta em “Você está preparado para o Ano de 2014? | Produtividade

  1. O tempo é um recurso que está disponível 24 horas por dia, 30 dias por mês e 365 dias por ano para todas as pessoas, independentemente da raça, sexo, cargo ou o saldo da conta bancária. Saber utilizar o tempo adequadamente para realizar seus sonhos é um dos segredos da chave para o sucesso. A disciplina é a principal ferramenta que o ser humano dispõe para realizar seus sonhos (fonte: do livro A.T.T.I.T.U.D.E. – A chave para o sucesso).

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